Ambulante Jugendhilfe · SGB VIII · DSGVO

Fallmanagement,
das ambulante Träger
wirklich entlastet.

Wegstelle ersetzt Ihre Excel-Tabellen und Word-Dokumente. Fallakten, Zeiterfassung, Verlaufsjournal und Abrechnung — in einer Software, gebaut für SPFH, Erziehungsbeistandschaft und FLS.

App öffnen Wie funktioniert das? →
DSGVO-konform nach Art. 28
Server ausschließlich Deutschland
Strikte Mandantentrennung
§65 SGB VIII berücksichtigt
Onboarding in unter 3 Stunden
Das Problem

Die meisten Träger dokumentieren 2026 noch in
Word, Excel und Papierordnern.

Fachleistungsstunden werden abends zusammengezählt. Entwicklungsberichte entstehen kurz vor der Frist. Das Jugendamt fragt nach dem Stundennachweis — und irgendwo im Ordner müsste er sein.

Das kostet Fachkraft-Zeit, die bei den Klienten fehlt. Wegstelle löst genau das — nicht mit einem Allzweck-Tool, sondern mit einer Software, die ausschließlich für ambulante Jugendhilfe nach SGB VIII entwickelt wurde.

  • Dezentrale Falldokumentation Excel, Word und Papier — kein zentrales System, keine einheitliche Struktur, keine Zugriffsregelung.
  • Stunden werden zu spät erfasst Nachträgliche Zeiterfassung ist fehleranfällig. Budgets laufen über, bevor jemand es merkt.
  • Unklare DSGVO-Lage Sensible Sozialdaten in Cloud-Diensten ohne deutsches Hosting, ohne AVV — ein dauerhaftes Risiko.
Was Wegstelle abdeckt
1
Klientenverwaltung & Fallakten Stammdaten, Bewilligungen, Hilfearten, Jugendamt-Zuweisung — strukturiert, fallbasiert abgesichert. Details
2
Minutengenaue Zeiterfassung FLS direkt am Fall erfassen — mit automatischer Budgetprüfung und Blockierung bei Überschreitung. Details
3
Verlaufsjournal Strukturierte Einträge mit Eintragstypen (Hausbesuch, Telefonat, Behörde) — revisionssicher gespeichert. Details
4
Berichtswesen & PDF-Export Entwicklungsberichte, HPG-Protokolle, Abschlussberichte — mit Freigabe-Workflow und Versionierung.
5
Abrechnung & Rechnungsstellung Monatliche Leistungsübersichten, DIN-konforme Rechnungen, Steuerberater-Export als ZIP.

Modul 01 — Zeiterfassung

Budgets im Blick,
Stunden am Fall.

Fachleistungsstunden werden direkt beim Fall erfasst — nicht abends aus dem Gedächtnis. Das System rechnet automatisch gegen das bewilligte Kontingent und sperrt die Erfassung, sobald das Budget ausgeschöpft ist.

  • Minutengenaue FLS-Erfassung direkt am Klienten
  • Automatische Gegenrechnung mit bewilligtem Budget
  • Warnsignal bei ≥ 80% — Budgetsperre bei 100%
  • Stundennachweis als PDF für das Jugendamt
Zur detaillierten Beschreibung
Budget-Auslastung · März 2026
M. Kessler – SPFH 62%
L. Braun – Erz.-Beistand 87%
T. Wolf – ISE 103%
Budget erschöpft – T. Wolf (ISE)
Weitere Zeiterfassung gesperrt bis neue Bewilligung hinterlegt wird.
J. Henke – FLS 34%

Modul 02 — Verlaufsjournal

Direkt nach dem
Hausbesuch — fertig.

Kein Zettel, kein "ich trage es später nach". Jeder Kontakt wird direkt als Journaleintrag erfasst — mit Eintragstyp, zugehöriger Zeit und der Fachkraft-Signatur. Revisionssicher, zugriffsgeschützt.

  • Eintragstypen: Hausbesuch, Telefonat, Behörde, HPG, Krise
  • Spracheingabe — direkt ins Mikrofon nach dem Besuch
  • Fachkräfte sehen nur Einträge ihrer eigenen Fälle
  • Unveränderlich gespeichert — kein nachträgliches Löschen
Journal – M. Kessler + Eintrag
Hausbesuch 21.03.2026
Besuch verlief positiv. Michael zeigt deutliche Fortschritte bei der Schulstrukturierung. Hausaufgaben vollständig erledigt, Tagesplan eingehalten.
J. Müller 1,5 Std.
Telefonat 18.03.2026
Gespräch mit Klassenlehrer. Verbesserung der Mitarbeit bestätigt, Anwesenheit noch unregelmäßig.
J. Müller 0,5 Std.
Behörde / JA 14.03.2026
HPG-Vorgespräch mit Jugendamt. Termin für Hilfeplanfortschreibung am 28.03.2026 vereinbart.
K. Schmidt 1,0 Std.

Modul 03 — Berichtswesen

Entwicklungsberichte
ohne Papierchaos.

Fachkräfte verfassen Berichte direkt in Wegstelle — mit Zugriff auf die Journaleinträge des Falls als Grundlage. Koordinatoren prüfen und geben frei. Fertig ist das druckfähige PDF.

  • Entwicklungsbericht, Abschlussbericht, Sachstandsbericht, HPG-Protokoll
  • Freigabe-Workflow: Entwurf → Prüfung → Freigegeben
  • Versionskontrolle — frühere Versionen wiederherstellbar
  • PDF-Export mit Träger-Logo und Stundennachweis-Beilage
Entwicklungsbericht Q1 2026
M. Kessler · Fachkraft: J. Müller
Entwurf
Aktueller Entwicklungsstand
Michael zeigt eine deutlich stabilere Tagesstruktur. Die Schulanwesenheit hat sich in den letzten 6 Wochen verbessert…
Zielfortschritt
Familiensituation
Zur Prüfung freigeben
Speichern
Datenschutz & Sicherheit

Schutzwürdig.
Von Anfang an.

Jugendhilfedaten unterliegen nach §65 SGB VIII einem besonderen Vertrauensschutz. Wegstelle wurde mit dieser Anforderung als Ausgangspunkt entwickelt — nicht als Nachgedanke.

  • Hosting ausschließlich in Deutschland
    Keine US-Dienste, keine Datenübermittlung ins Ausland. Rechenzentrum in Deutschland, DSGVO-konform nach Art. 28.
  • Fallbasierter Zugriff auf Datenbankebene
    Fachkräfte sehen ausschließlich Klienten und Journale der ihnen zugewiesenen Fälle — serverseitig erzwungen, nicht nur durch die UI.
  • Verschlüsselung in Transit und im Ruhezustand
    TLS 1.3 für alle Verbindungen. Datenbankinhalt verschlüsselt gespeichert. Kein Klartext-Zugriff auf Personendaten.
  • Mandantentrennung
    Jeder Träger ist vollständig isoliert. Daten verschiedener Organisationen werden technisch niemals vermischt.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Fertig ausgearbeitet · Art. 28 DSGVO · Druckfähig
§65 SGB VIII
Besondere Schweigepflicht für Beratungsstellen ist bei der Zugriffskontrolle architektonisch umgesetzt.
JWT + Session
Sitzungsbasierte Authentifizierung mit automatischem Ablauf. Keine dauerhaften Tokens ohne Refresh.
Lizenzprüfung
Inaktive Lizenzen werden bei jeder API-Anfrage serverseitig gesperrt — keine Umgehung über die UI möglich.
DSGVO-Export
Datenschutz-Export als ZIP — alle personenbezogenen Daten eines Klienten auf Anfrage exportierbar.
Einstieg

In drei Schritten
betriebsbereit.

Keinerlei IT-Kenntnisse nötig. Wir begleiten das Onboarding persönlich.

Schritt 01
App öffnen
Kein Formular, kein Warten auf einen Anruf. Einfach öffnen, Träger anlegen, loslegen. Bei Fragen: hallo@wegstelle.de.
Schritt 02
Team einladen
Fachkräfte, Koordinatoren und Admins erhalten eine Einladung per E-Mail. Zugriffsrechte werden automatisch nach Rolle vergeben.
Schritt 03
Loslegen
Erste Klienten anlegen, Zeiterfassung starten, Journale schreiben. Die meisten Träger sind in unter drei Stunden vollständig eingerichtet.

Wegstelle ist offen.
Schauen Sie selbst.

Kein Formular. Keine Wartezeit. Einfach öffnen und schauen ob es passt.

App öffnen Alle Funktionen

Fragen? hallo@wegstelle.de  ·  Dokumentation  ·  AVV