Wegstelle – Dokumentation
Inhaltsverzeichnis
Wegstelle ist eine web-basierte Softwarelösung für ambulante Jugendhilfe-Träger. Die Anwendung deckt den gesamten Arbeitsprozess von der Fallanlage über die laufende Dokumentation bis zur monatlichen Abrechnung ab — vollständig digital, DSGVO-konform und speziell auf die Anforderungen des SGB VIII zugeschnitten.
Systemanforderungen
Wegstelle läuft vollständig im Browser — keine Installation auf dem Endgerät notwendig. Empfohlen werden aktuelle Versionen von Chrome, Firefox, Edge oder Safari. Auf mobilen Geräten (Tablets) ist die Anwendung eingeschränkt nutzbar.
Anmeldung & Login
Die Anmeldung erfolgt über E-Mail-Adresse und Passwort unter app.wegstelle.de/login. Neue Benutzer erhalten eine Einladung per E-Mail vom Träger-Administrator.
Passwort zurücksetzen
Über den Link „Passwort vergessen?" können Sie eine Zurücksetz-E-Mail anfordern. Der Link ist 60 Minuten gültig.
Beim ersten Login als Träger-Administrator richten Sie Ihre Organisation ein: Name, Adresse und Logo des Trägers. Diese Angaben erscheinen auf Rechnungen und Berichten.
Dashboard & Übersicht
Das Dashboard ist die Startseite nach dem Login und zeigt die wichtigsten Kennzahlen und Aufgaben auf einen Blick.
KPI-Karten
- Aktive Klienten — Anzahl aktiver Klienten und Fälle in der Organisation
- Stunden (Monat) — Direkte FLS-Stunden im laufenden Monat
- Offene Rechnungen — Gesamtbetrag nicht bezahlter Rechnungen
- Handlungsbedarf — Kritische Situationen (Budget ≥ 100%, HPG fällig)
Budget-Ampel
- 🟢 Grün — unter 75% der bewilligten FLS verbraucht
- 🟡 Amber — 75–90% verbraucht (Zwischenbericht vorbereiten)
- 🔴 Rot — über 90% verbraucht (sofortiger Handlungsbedarf)
Klienten & Fallverwaltung
Klienten sind das Herzstück von Wegstelle. Hier werden alle betreuten Personen mit ihren Fällen, Bewilligungen und Zuordnungen verwaltet.
Neuen Klienten anlegen
- „+ Neuer Klient" klickenÖffnet den Anlagedialog mit allen Pflichtfeldern
- Stammdaten eingebenVorname, Nachname, Geburtsdatum, Adresse und Hilfetyp (z.B. ISE, Erziehungsbeistand)
- Auftraggeber zuordnenZuständiges Jugendamt aus der Liste wählen oder neu anlegen
- Fachkraft zuweisenPrimäre Fachkraft und ggf. Vertretung festlegen
- Bewilligung hinterlegenBewilligungszeitraum, FLS-Stunden und Tagessatz eingeben
Fachkräfte sehen in der Klientenliste und auf Detailseiten ausschließlich die Klienten, denen sie explizit zugewiesen wurden. Administratoren und Koordinatoren haben Zugriff auf alle Klienten der Organisation.
Zeiterfassung & FLS
Die Zeiterfassung dokumentiert alle geleisteten Fachleistungsstunden (FLS) und ist die Grundlage für die monatliche Abrechnung.
Wenn das genehmigte FLS-Kontingent eines Falles zu 100% ausgeschöpft ist, blockiert das System die Erfassung weiterer Stunden für diesen Fall. Es ist zunächst eine neue Bewilligung mit zusätzlichen Stunden nötig.
Digitale Journalführung
Das Journal dient der strukturierten Dokumentation aller Kontakte und Beobachtungen im Rahmen der Jugendhilfeleistung. Jeder Eintrag ist einem Fall zugeordnet und revisionssicher gespeichert.
Journaleintrag erstellen
- „+ Eintrag" klickenIm Bereich Journale oder direkt aus einem Fall heraus
- Eintragstyp wählenHausbesuch, Telefonat, Behörde, Clearing-Gespräch, Beobachtung, Krisenmeldung oder Sonstiges
- Perspektivquelle angebenEigene Beobachtung, Aussage Klient, Aussage Familie, Fremdbeurteilung
- Inhalt dokumentierenFreitextfeld — alternativ Spracheingabe via Mikrofon
- Termin verknüpfen (optional)Falls der Eintrag zu einem geplanten Termin gehört, diesen verlinken
Journaleinträge können für ausgewählte Teammitglieder freigegeben werden. So können z.B. Vertretungen bei Abwesenheit den Sachstand nachvollziehen, ohne dauerhaften Zugriff auf alle Fälle zu haben.
Berichte & Dokumentation
Der Berichtsbereich ermöglicht die Erstellung aller im SGB VIII-Kontext relevanten Berichte. Fachkräfte haben dabei direkten Zugriff auf die Journaleinträge des Falles als Grundlage.
Verfügbare Berichtsarten
| Berichtsart | Verwendung | Anlass |
|---|---|---|
| Entwicklungsbericht | Zwischenbericht zur Verlängerung | FLS-Kontingent läuft aus |
| Abschlussbericht | Abschluss der Hilfe | Ziel erreicht / Hilfe endet |
| Sachstandsbericht | Anlassbezogener Kurzbericht | Auf Anforderung des Jugendamts |
| Stellungnahme | Fachliche Einschätzung | Gerichtsverfahren, ASD-Anfrage |
| HPG-Protokoll | HPG-Dokumentation | Nach jedem Hilfeplangespräch |
Neuen Bericht erstellen
- „+ Neuer Bericht" klickenIm Bereich Berichte oder aus dem Klientendetail
- Klient & Berichtsart wählenFall auswählen und den passenden Berichtstyp bestimmen
- Berichtszeitraum festlegenVon/Bis-Datum des zu dokumentierenden Zeitraums
- Bericht verfassenStrukturierter Editor mit Zugriff auf alle Journaleinträge des Falles
- Finalisieren & exportierenBericht als PDF exportieren, Freigabe durch Koordination einholen
Abrechnung
Wegstelle ermöglicht die vollständige Abrechnungsvorbereitung auf Basis der erfassten FLS-Stunden.
Rechnung erstellen
- Klient & Monat wählenIm Abrechnungsbereich Klient und Abrechnungsmonat auswählen
- Stundennachweis prüfenAlle FLS des Monats werden automatisch zusammengefasst
- „Rechnung PDF" generierenRechnung mit Stundennachweis als Beilage per Knopfdruck erstellen
- Status aktualisierenEntwurf → Eingereicht → Bezahlt / Abgelehnt
Steuerberater-Export
Alle Rechnungen eines Zeitraums können als ZIP-Datei für den Steuerberater exportiert werden. Der Export enthält alle PDFs und eine Übersichtstabelle.
Rollen & Berechtigungen
Wegstelle verwendet ein mehrstufiges Rollenkonzept. Jeder Benutzer erhält eine Rolle, die festlegt, welche Bereiche er sehen und bearbeiten kann.
| Funktion | Admin | Koordination | Fachkraft | Buchhaltung | Lesezugriff |
|---|---|---|---|---|---|
| Alle Klienten sehen | ✓ Ja | ✓ Ja | ✗ Nein | ✗ Nein | ✗ Nein |
| Klienten anlegen | ✓ Ja | ✓ Ja | ✗ Nein | ✗ Nein | ✗ Nein |
| Zeiterfassung (eigene Fälle) | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | ◑ Ansicht | ◑ Ansicht |
| Journale (eigene Fälle) | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | ✗ Nein | ◑ Ansicht |
| Berichte erstellen | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja | ✗ Nein | ✗ Nein |
| Abrechnung & Rechnungen | ✓ Ja | ✓ Ja | ✗ Nein | ✓ Ja | ◑ Ansicht |
| Mitarbeiter verwalten | ✓ Ja | ✗ Nein | ✗ Nein | ✗ Nein | ✗ Nein |
| Einstellungen & Lizenzen | ✓ Ja | ✗ Nein | ✗ Nein | ✗ Nein | ✗ Nein |
Fachkräfte sehen grundsätzlich nur Klienten und Journaleinträge der Fälle, denen sie als primäre Fachkraft oder per Zuweisung zugeteilt sind. Diese Einschränkung wird serverseitig auf Datenbankebene durchgesetzt.
Datenschutz (DSGVO)
Wegstelle wurde unter strikter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung entwickelt. Dies ist besonders wichtig, da Jugendhilfedaten nach § 65 SGB VIII dem besonderen Vertrauensschutz unterliegen.
Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)
- Datenspeicherung ausschließlich in Deutschland — Server in deutschem DSGVO-konformem Rechenzentrum, keine US-Dienste
- Vollständige Mandantentrennung — Jeder Träger ist datentechnisch vollständig isoliert
- Authentifizierung — Sitzungsbasierte Authentifizierung mit JWT, automatischer Ablauf
- Zugriffskontrolle — Rollenbasiert und fallbasiert auf Datenbankebene erzwungen
- Verschlüsselung — TLS 1.3 für alle Verbindungen, Datenbankinhalt verschlüsselt gespeichert
- Lizenzprüfung — Inaktive Lizenzen werden sofort bei jeder Anfrage serverseitig gesperrt
- E-Mail-Versand — Über datenschutzkonforme EU-Server (kein US-Dienstleister)
Auf Anfrage stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO zur Verfügung. Dieser ist Voraussetzung für den regulären Betrieb mit echten Klientendaten. AVV einsehen →